ตามปกติแล้ว เราจะไม่ค่อยมีปัญหากับขนาดของไฟล์เอกสารจากโปรแกรม Microsoft Word กันมากนัก เพราะไฟล์ส่วนใหญ่อย่างไฟล์เพลง, ไฟล์รูป, ไฟล์เกมส์ ฯลฯ มีขนาดใหญ่กว่าเยอะ แต่หากเกิดมีความจำเป็นที่ต้องลดขนาดไฟล์ Word ขึ้นมา เช่น ใหญ่จนส่งอีเมล์ไม่ผ่าน หรือจะอัพโหลดไปแปะบนเว็บบอร์ดที่ส่วนใหญ่ให้พื้นที่จำกัด เราก็มีเทคนิคเล็กๆ น้อยๆ ในการลดขนาดไฟล์มาแนะนำครับ มี 3  วิธี ทำอย่างไรบ้างมาดูกัน

<hr />

<h3>บันทึกไฟล์เป็นนามสกุล .docx</h3>
นับตั้งแต่โปรแกรม Word 2007 เป็นต้นมา เอกสารจะถูกบันทึกเป็นนามสกุล .docx แทน .doc โดยเหตุผลที่เราจะใช้ .doc ก็ต่อเมื่อเราต้องการให้ไฟล์รองรับการเปิดบนโปรแกรมเอกสารเก่าๆ เท่านั้นเอง แต่บางคนไม่รู้ ก็เลือกบันทึกเป็น .doc ตามความเคยชินเหมือนเดิม

จุดเด่นของ .docx คือ มีขนาดไฟล์ที่เล็กกว่า .doc หลายเท่าเลยล่ะ หรือหากมีไฟล์ .doc อยู่ต้องการแปลงไฟล์เป็น .docx ก็แค่เปิดไฟล์ดังกล่าวขึ้นมาแล้วคลิกไปที่ File &gt;&gt; Convert แล้วคลิกเลือก OK ก็เท่านั้นเอง

<a class="image-zoomable" href="https://tips.thaiware.com/upload_misc/tips/2018_08/images/1071_180829155703S2_14.png" target="_blank" rel="noopener" data-size="1110x420"><img title="3 วิธีง่ายๆ ช่วยลดขนาดไฟล์เอกสารของ Microsoft Word" src="https://tips.thaiware.com/upload_misc/tips/2018_08/728/1071_180829155703S2_14.png" alt="3 วิธีง่ายๆ ช่วยลดขนาดไฟล์เอกสารของ Microsoft Word" /></a>
<h3>ลดขนาดไฟล์ภาพในเอกสาร</h3>
ส่วนใหญ่ ไฟล์เอกสารจะมีขนาดเล็กอยู่แล้วหากเป็นไฟล์ที่มีแต่ตัวอักษร แต่เมื่อไหร่ก็ตามที่มีการใส่รูปลงไปในเอกสาร ขนาดของไฟล์ก็จะใหญ่ขึ้นทันที

ในการใส่ภาพลงในเอกสาร ปกติแล้วเราสามารถ Copy รูป แล้วมาวางด้วยคำสั่ง Paste ได้ทันที ซึ่งรูปที่ถูกวางลงมาอาจถูกบันทึกเป็นนามสกุล .PNG ไม่ก็ .BMP ซึ่งใช้พื้นที่เยอะกว่า .JPG พอสมควร แต่หากเราใช้คำสั่ง Insert &gt;&gt; Picture ภาพจะถูกวางลงในแบบ .JPG ตลอด ซึ่งช่วยลดพื้นที่ไฟล์ไปได้เยอะเลยล่ะ

แล้วที่พลาดไปไม่ได้เลย เวลาบันทึกไฟล์ให้เลือก Save as สังเกตดีๆ จะเห็นว่าข้างปุ่ม Save มีเมนู Tools อยู่ ให้เราคลิกเข้าไป แล้วเลือก Compress Pictures... ครับ

<a class="image-zoomable" href="https://tips.thaiware.com/upload_misc/tips/2018_08/images/1071_180829161205a6_14.png" target="_blank" rel="noopener" data-size="1124x672"><img title="3 วิธีง่ายๆ ช่วยลดขนาดไฟล์เอกสารของ Microsoft Word" src="https://tips.thaiware.com/upload_misc/tips/2018_08/728/1071_180829161205a6_14.png" alt="3 วิธีง่ายๆ ช่วยลดขนาดไฟล์เอกสารของ Microsoft Word" /></a>

เลือกความละเอียดตามใจชอบ ยิ่งค่า ppi ยิ่งสูง ภาพยิ่งละเอียด แต่ขนาดไฟล์ก็จะใหญ่ตามไปด้วยนะครับ

<img title="3 วิธีง่ายๆ ช่วยลดขนาดไฟล์เอกสารของ Microsoft Word" src="https://tips.thaiware.com/upload_misc/tips/2018_08/728/1071_180829161731t6_14.png" alt="3 วิธีง่ายๆ ช่วยลดขนาดไฟล์เอกสารของ Microsoft Word" />
<h3>ใช้โปรแกรมบีบอัดไฟล์ช่วย</h3>
ไม่ว่าจะเป็นไฟล์อะไร เราก็สามารถใช้โปรแกรมบีบอัดไฟล์เพื่อลดขนาดไฟล์ได้ ไม่เว้นแม้ แต่ไฟล์เอกสาร ซึ่งโปรแกรมบีบอัดไฟล์ก็มีอยู่หลายตัวครับ เช่น <a href="https://software.thaiware.com/1523-WinRAR-Download.html" target="_blank" rel="noopener">WinRAR</a>, <a href="https://software.thaiware.com/1766-WinZip-Download.html" target="_blank" rel="noopener">WinZip</a> หรือ <a href="https://software.thaiware.com/8889-7-ZIP-File-Compression-Download.html" target="_blank" rel="noopener">7-Zip (ฟรี)</a> ซึ่งหลังการบีบก็จะลดขนาดไฟล์ลงไปได้อีกครับ แต่จะลดมากหรือน้อย ก็ขึ้นกับจำนวนไฟล์ในตัวเอกสารด้วย

<img class="image-zoomable" title="3 วิธีง่ายๆ ช่วยลดขนาดไฟล์เอกสารของ Microsoft Word" src="https://tips.thaiware.com/upload_misc/tips/2018_08/728/1071_1808291626294V_14.jpg" alt="3 วิธีง่ายๆ ช่วยลดขนาดไฟล์เอกสารของ Microsoft Word" />  <img title="3 วิธีง่ายๆ ช่วยลดขนาดไฟล์เอกสารของ Microsoft Word" src="https://tips.thaiware.com/upload_misc/tips/2018_08/728/1071_18082916262996_14.jpg" alt="3 วิธีง่ายๆ ช่วยลดขนาดไฟล์เอกสารของ Microsoft Word" />  <img title="3 วิธีง่ายๆ ช่วยลดขนาดไฟล์เอกสารของ Microsoft Word" src="https://tips.thaiware.com/upload_misc/tips/2018_08/728/1071_18082916262941_14.jpg" alt="3 วิธีง่ายๆ ช่วยลดขนาดไฟล์เอกสารของ Microsoft Word" />
<h3>ย่อไฟล์ลงได้มากขนาดไหน</h3>
จากภาพจะเห็นว่า .docx มีขนาดที่เล็กกว่า .doc เกือบ 4 เท่า เลยทีเดียว ส่วนการบีบอัด เนื่องจากไฟล์เดิมก็เล็กมากอยู่แล้ว จึงมีผลแค่เล็กน้อยเท่านั้น

<img title="3 วิธีง่ายๆ ช่วยลดขนาดไฟล์เอกสารของ Microsoft Word" src="https://tips.thaiware.com/upload_misc/tips/2018_08/728/1071_1808291620505a_14.png" alt="3 วิธีง่ายๆ ช่วยลดขนาดไฟล์เอกสารของ Microsoft Word" />

<strong>ที่มา</strong> :  <a href="https://tips.thaiware.com/1071.html">www.thaiware.com</a>