<div class="fusion-page-title-wrapper">
<div class="fusion-page-title-captions">
<h2 class="entry-title" data-fontsize="20" data-lineheight="28">รวม 10 เทคนิค Excel ง่ายๆ ที่ทำให้คุณทำงานเร็วขึ้น</h2>
<h2 data-fontsize="18" data-lineheight="27">1. ดูข้อมูลสรุปทางสถิติจากจาก Status Bar ด้านขวาล่าง</h2>
บางครั้งเราต้องการบวกเลข นับเลข หรือหาค่าเฉลี่ยเลขคณิต แบบเร็วๆ (โดยไม่ได้จะเอาไปคำนวณต่อ) เราไม่ต้องเขียนสูตรให้เมื่อย แค่ให้ลาก Select ครอบคลุมข้อมูลที่ต้องการ แล้วไปดูที่ Status Bar ที่อยู่ขวาล่าง มันก็แสดงข้อมูลให้เพียบแล้ว

<img class="alignnone size-full wp-image-426" src="http://www.inwexcel.com/wp-content/uploads/2014/02/status-bar-summary2.gif" alt="status-bar-summary2" width="596" height="266" />

<strong>Tips :</strong> เราเลือกได้ว่าใน Status Bar จะแสดงการสรุปอะไรบ้างโดยให้ลองคลิ๊กขวาที่ Status Bar ด้านล่าง แล้วติ๊กเลือกเอาได้ครับ ว่าจะเอาอะไร เช่น Average, Count, Numerical Count, Maximum, Minimum, Sum
<h2 data-fontsize="18" data-lineheight="27">2. หัดใช้ Keyboard คีย์ลัดบ้าง</h2>
<img class="alignnone wp-image-427" src="http://www.inwexcel.com/wp-content/uploads/2014/02/keep-calm-and-ctrl-c-ctrl-v-2.png" sizes="(max-width: 360px) 100vw, 360px" srcset="http://www.inwexcel.com/wp-content/uploads/2014/02/keep-calm-and-ctrl-c-ctrl-v-2-154x180.png 154w, http://www.inwexcel.com/wp-content/uploads/2014/02/keep-calm-and-ctrl-c-ctrl-v-2-257x300.png 257w, http://www.inwexcel.com/wp-content/uploads/2014/02/keep-calm-and-ctrl-c-ctrl-v-2-300x350.png 300w, http://www.inwexcel.com/wp-content/uploads/2014/02/keep-calm-and-ctrl-c-ctrl-v-2-343x400.png 343w, http://www.inwexcel.com/wp-content/uploads/2014/02/keep-calm-and-ctrl-c-ctrl-v-2.png 600w" alt="keep-calm-and-ctrl-c-ctrl-v-2" width="360" height="420" />

การใช้คีย์ลัดช่วยให้เราทำงานได้เร็วมากขึ้นจริงๆ ครับ (และดูเท่มากด้วย!) โดยเฉพาะตัวไหนที่เราใช้บ่อยๆ ให้จำให้ได้เลย

สำหรับผมเอง เช่น
<ul>
 	<li>Ctrl+C : Copy</li>
 	<li>Ctrl+X : Cut</li>
 	<li>Ctrl+V : Paste</li>
 	<li>Ctrl + Z : Undo</li>
 	<li>Alt+ =  : Auto Sum</li>
 	<li>F2 : เข้าสู่ Edit Mode</li>
 	<li>F3 : Paste Name (ชื่อที่ตั้งเอาไว้แล้ว)</li>
 	<li>F4 : ล๊อค Cell (ใน Edit Mode ) / Repeat ทำซ้ำ</li>
 	<li>F5 : ให้ลากครอบ Cell Reference ใน Formula Bar แล้วกด F5 แล้ว Enter เพื่อไปเลือก Cell/Range นั้นๆ ได้เลย</li>
 	<li>F9 : แปลงสูตรเป็น Value (ใน Edit Mode) / Recalculate</li>
</ul>
สามารถไปดูสรุปคีย์ลัดที่สำคัญได้ที่ =&gt; <a href="http://www.inwexcel.com/microsoft-excel-shortcut-hotkey/">http://www.inwexcel.com/microsoft-excel-shortcut-hotkey/ </a>
<h2 data-fontsize="18" data-lineheight="27">3. ใช้ Quick Access Toolbar</h2>
<img class="alignnone size-full wp-image-424" src="http://www.inwexcel.com/wp-content/uploads/2014/02/qat.gif" alt="qat" width="414" height="251" />

นอกจากเราจะมี Ribbon มาตรฐานให้ใช้แล้ว เรายังสามารถ Add คำสั่งที่เราใช้บ่อยๆ ไว้ที Quick Access Toolbar ที่อยู่มุมบนซ้ายได้ด้วย รวมถึงสามารถใส่คำสั่งที่ไม่มีใน Ribbon ปกติได้อีกต่างหาก และที่สำคัญยังใช้ร่วมกับคีย์ลัด ปุ่ม Alt+1, Alt+2 …. (ไปเรื่อยๆ) ได้อีกด้วย

สามารถดูวิธีเพิ่มปุ่มลงใน Quick Access Toolbar ได้ที่ =&gt; <a href="http://www.inwexcel.com/quick-access-toolbar/">http://www.inwexcel.com/quick-access-toolbar/</a>
<h2 data-fontsize="18" data-lineheight="27">4. ใช้ Defined Name ในการอ้างอิงสูตร</h2>
<a href="http://www.inwexcel.com/wp-content/uploads/2014/02/defined-name.gif" data-caption=""><img class="alignnone wp-image-428" src="http://www.inwexcel.com/wp-content/uploads/2014/02/defined-name.gif" alt="defined-name" width="472" height="266" /></a>

การตั้งชื่อให้ Cell หรือ Range มีข้อดีหลายอย่าง เช่น
<ul>
 	<li>อ่านสูตรเข้าใจได้ง่ายกว่า เพราะสามารถใส่เป็นคำที่มีความหมายได้</li>
 	<li>บริหารจัดการง่าย เวลาแก้ไขการอ้างอิง ก็สามารถแก้ได้ที่ Name Manager ที่เดียวเลย เหมาะอย่างยิ่งกับการอ้างอิงไปที่ช่องที่มีการอ้างถึงบ่อยๆ หรือ Range ที่อาจมีการเพิ่มเติม Item ภายหลัง เช่น  Reference Table</li>
 	<li>เวลาใช้ VBA อ้างอิง หากอ้างไปที่ Defined Name จะสะดวกกว่าอ้างไปที่ชื่อ Cell เพราะเวลาเราแทรก Cell แล้ว การอ้างอิงใน VBA จะไม่เลื่อนตามให้ เหมือนการอ้างอิงใน Sheet ปกติ ซึ่งจะไม่เป็นปัญหากเลย หากเราใช้ Defined Name แทน</li>
 	<li>ไม่ต้องกด Ctrl+Shift+Enter เวลาใช้เป็น Array Formula</li>
</ul>
<h3 data-fontsize="16" data-lineheight="24">วิธีตั้งชื่อ Definced Name ให้ Cell หรือ Range</h3>
<ol>
 	<li>เลือก Cell หรือ Range ที่ต้องการตั้งชื่อ</li>
 	<li>ไปที่ Name Box ที่อยู่ซ้ายมือของช่องใส่สูตร</li>
 	<li>พิมพ์ชื่อที่ต้องการแล้วกด Enter</li>
</ol>
<strong>วิธีบริหารจัดการชื่อ</strong> ให้ไปที่ Ribbon Formula =&gt; Name Manager (หรือกด Ctrl + F3)
<h2 data-fontsize="18" data-lineheight="27">5. สร้าง Custom List เพื่อช่วย Auto Fill / Sort</h2>
บางทีเราต้องการให้ Excel สามารถ Auto Fill ข้อมูลให้เราโดยอัตโนมัติ เช่น A-Z หรือ ก-ฮ แต่เชื่อหรือไม่ว่า Excel ทำไม่ได้ เพราะมันไม่รู้จัก List พวกนี้ (ไม่เข้าใจมันจริงๆ ว่าทำไมแค่นี้ไม่รู้จัก…)

แต่ไม่ต้องกลัวไป เราสามารถสอนให้ Excel รู้จัก List ที่เรากำหนดเองได้ เพื่อให้มัน Autofill และ Sort ตาม List ที่เรากำหนดเป็นด้วย (เลือกได้ใน Sort Option ว่าจะ Sort Order ตาม อะไร)

<a href="http://www.inwexcel.com/wp-content/uploads/2014/01/custom-list.gif" data-caption=""><img src="http://www.inwexcel.com/wp-content/uploads/2014/01/custom-list.gif" alt="custom-list" width="501" height="302" /></a>
<h3 data-fontsize="16" data-lineheight="24">วิธีการสร้าง Custom List</h3>
<ul>
 	<li>ไปที่ Excel Option =&gt; Popular =&gt; Edit Custom List</li>
 	<li>จากนั้นสามารถใส่คำที่ต้องการลงไปได้เลยในช่อง List entries (แยกคำด้วย Enter) หรือจะ Import จาก Range ที่มีอยู่ก็ได้ครับ (แต่ต้องเป็น Text ที่เป็น Value ไม่ค้างเป็นสูตร)</li>
 	<li>อย่างตัว A-Z นี้ผมสร้างจากสูตร =CHAR(65), =CHAR(66) ไปเรื่อยๆ
<ul>
 	<li>วิธีคือ สร้างเลขเรียงกันในคอลัมน์นึง เช่น A1,A2…</li>
 	<li>แล้วค่อยเขียน =CHAR(A1) ไว้คอลัมน์ข้างๆ แล้ว Copy ลากยาวลงมา…</li>
 	<li>จากนั้นค่อย Paste เป็น Value อีกที</li>
</ul>
</li>
</ul>
<h2 data-fontsize="18" data-lineheight="27">6. เรียนรู้ Function ให้มากขึ้น</h2>
Excel มีฟังก์ชั่นเยอะแยะมากมาย ซึ่งบางฟังก์ชั่นออกแบบมาให้เราทำงานได้ง่ายมากๆ ถ้าเรารู้จักใช้มัน
แต่ในทางกลับกัน หากเราไม่รู้ว่ามี Function แบบนั้นแบบนี้อยู่ เราก็อาจทำงานถึกโดยไม่จำเป็น…

ที่ผมเจอบ่อย คือ บางทีเราต้องการจะเอาผลลัพธ์แต่ละช่องมาคูณกัน แต่คูณกันหลายตัวมาก… บางคนไม่รู้จักฟังก์ชั่น PRODUCT ก็จะจับคูณกันตามปกติ แต่ถ้าหากรู้จักฟังก์ชั่นนี้ ก็จะพบว่าสามารถลากทั้งแถบได้เลย เช่น

<a href="http://www.inwexcel.com/wp-content/uploads/2014/02/product.gif" data-caption=""><img class="alignnone size-full wp-image-429" src="http://www.inwexcel.com/wp-content/uploads/2014/02/product.gif" alt="product function" width="600" height="202" /></a>

นี่แค่ฟังก์ชั่นเดียวนะ แล้วลองคิดดูว่าเราอาจเผลอทำอะไรถึกๆ โดยไม่จำเป็นอยู่เยอะแยะแค่ไหนครับ! (เช่น ฟังก์ชั่นคล้ายๆกับแบบนี้ก็มี SUMPRODUCT อีก ที่เอาไว้คูณแต่ละคู่อันดับแล้วจับมาบวกกัน)

ดังนั้นถ้าเริ่มรู้สึกว่าตัวเองถึกแปลกๆ ให้ลอง Google หาคำตอบดูก่อน เผื่อมีคนเจอปัญหาแบบเดียวกับเราแล้วเจอทางแก้ไขแบบง่ายๆ แล้วนะครับ
<h2 data-fontsize="18" data-lineheight="27">7. ใช้ Picture Link ช่วยตรวจผลกระทบที่ช่องปลายทาง</h2>
เวลาต้องการตรวจผลกระทบต่อการกรอกข้อมูลช่องนึงไปยังอีกช่องนึง (โดยเฉพาะช่องที่อยู่ไกลๆ) เราสามารถใช้ Picture Link  มาช่วยได้ (มีตั้งแต่ Excel 2007 ขึ้นไป) โดย
<ul>
 	<li>ให้ Copy Range ปลายทาง ที่ต้องการดูผลลัพธ์</li>
 	<li>Paste ที่ใกล้ๆ กับช่องต้นทาง โดยให้เลือก =&gt; Paste =&gt;As Picture =&gt; Paste Picture Link</li>
 	<li>ย่อ/ขยาย/เคลื่อนย้ายรูปได้ตามสะดวก</li>
 	<li>ลองเปลี่ยนค่าต้นทางดู เพื่อดู Effect ที่ปลายทาง</li>
</ul>
<img class="alignnone size-full wp-image-420" src="http://www.inwexcel.com/wp-content/uploads/2014/01/picture-link.gif" alt="picture-link" width="322" height="386" />
<h2 data-fontsize="18" data-lineheight="27">8. ใช้ Paste Column Widths แทนการนั่งปรับความกว้างของคอลัมน์เอง</h2>
ผมเคยเจอบางท่านนั่งจัดความกว้างของคอลัมน์ใน Excel ให้เท่ากับต้นฉบับ ซึ่งบางคนนั่งจัดได้เป๊ะมาก น่านับถือในความพยายามยิ่งนัก! แต่ผมจะบอกว่ามันไม่จำเป็นเลย ในเมื่อเราสามารถ Copy แม้แต่ความกว้างของคอลัมน์ได้

<img class="alignnone size-full wp-image-432" src="http://www.inwexcel.com/wp-content/uploads/2014/02/paste-column-widths.gif" alt="paste-column-widths" width="391" height="355" />

<strong>วิธีการ</strong>
<ul>
 	<li>เลือกที่ cell หรือ range ต้นฉบับที่ต้องการ copy ความกว้างคอลัมน์มา</li>
 	<li>กด copy</li>
 	<li>ไปเลือกที่ช่องปลายทาง</li>
 	<li>กด Paste Special =&gt; Column Widths</li>
</ul>
<h2 data-fontsize="18" data-lineheight="27">9.  Lock Format Painter เอาไว้ เพื่อให้ Paint ช่องปลายทางได้ทีละหลายๆ รอบ</h2>
ผมคิดว่าหลายๆ ท่านคงเคยใช้ Format Painter กันบ้างแล้ว แต่ไม่แน่ใจว่าเวลาสมมติอยากจะ copy format  จากช่องนึง ไป Paste ยังช่องปลายทาง หลายๆ ช่องที่ไม่ติดกัน เพื่อนๆ ทำยังไง

ถ้าคนไม่รู้เทคนิค อาจใช้วิธี เลือกช่องต้นฉบับ … แล้วกดปุ่ม Format Painter 1 ที… แล้วกดช่องปลายทาง 1 ที… จากนั้น เริ่มใหม่ ไปที่ช่องต้นฉบับ อีกที painter อีกที ปลายทางอีกที…ไปเรื่อยๆ.. ซึ่งเสียเวลามากครับ!!

<img class="alignnone size-full wp-image-433" src="http://www.inwexcel.com/wp-content/uploads/2014/02/format-painter.gif" alt="format-painter" width="267" height="294" />

<strong>วิธีที่ดีกว่าคือ</strong>
<ol>
 	<li>ให้เลือกช่องต้นฉบับ</li>
 	<li>ดับเบิ้ลคลิ๊ก ที่ปุ่ม Format Painter (ปุ่มจะถูกเลือกค้างไว้เลย ต่างจากการกดปกติที่กดเพียง 1 ที)</li>
 	<li>เลือกช่องปลายทางกี่ทีก็ได้ตามต้องการ</li>
 	<li>หากจะเลิก Paint ค่อยกลับมากดปุ่ม Format Painter อีกครั้งหนึ่ง</li>
</ol>
<h2 data-fontsize="18" data-lineheight="27">10. ทำงานใน Excel แล้วค่อยใช้ Copy ไป Paste as Link ลงที่อื่น</h2>
เมื่อมีการทำข้อมูลเป็นตาราง มีการคำนวณ หรือมีกราฟ ผมแนะนำให้ใช้ Excel ทำงาน แล้วค่อย Copy เป็น Link ไปยัง MS Word หรือ PowerPoint ปลายทางแทน

<img src="http://www.inwexcel.com/wp-content/uploads/2014/02/paste-link.gif" alt="paste-link" width="488" height="288" />

<strong>เหตุผล :</strong>
<ul>
 	<li>เนื่องจาก Excel มีความยืดหนุ่นสูง เวลาค่า input บางอย่างในตารางเปลี่ยนไป ค่า output จะถูกคำนวณใหม่ทันที ไม่ต้องมาพิมพ์ซ้ำลงไปอีก (จะเนื่องจากอะไรก็แล้วแต่ เช่น เจ้านายสั่งเพิ่ม เราทำผิดเอง หรือข้อมูลใหม่เพิ่งจะมา)</li>
 	<li>การรวมข้อมูลอยู่ในที่เดียวกันคือใน Excel แล้ว Link ไปแสดงในที่ต่างๆ ย่อมมีประสิทธิภาพมากกว่าทำข้อมูลในหลายๆที่และ ทำให้ไม่มี conflict ด้านข้อมูล</li>
</ul>
<strong>วิธี Copy ไป Paste เป็น Link</strong> :
<ol>
 	<li>ให้ Copy ข้อมูลตาราง หรือ กราฟใน Excel</li>
 	<li>เปิด MS Word หรือ PowerPoint ที่เป็นโปรแกรมปลายทาง</li>
 	<li>Paste =&gt; Paste Special =&gt; เลือก Paste Link</li>
</ol>
<strong>ที่มา: <a href="http://www.inwexcel.com/">http://www.inwexcel.com/</a></strong>
<div class="fb-page fb_iframe_widget" data-href="https://www.facebook.com/inwexcel" data-width="700" data-hide-cover="false" data-show-facepile="true" data-show-posts="false"></div>
</div>
</div>